Jenis-jenis POS Dalam Administrasi Perkantoran

Standard operating procedure POS atau kadang disingkat dalam bahasa indonesia adalah SOP Standar Operasional Prosedur, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk pekerjaan. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh SOP.

SOP yang berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin dapat dibagi menjadi beberapa jenis seperti berikut:
SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan
Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Teknis dan SOP Administratif.

1. SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2. SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:
1.Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.
2.Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu SOP Makro dan SOP Mikro.

1. SOP Makro

SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.

Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

2. SOP Mikro

SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya. 

SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu SOP Final dan SOP parsial.

1. SOP Final

SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

2. SOP Parsial

SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.

1. SOP Generik

SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.

2. SOP Spesifik

SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.