A. Prosedur
Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama, semisal prosedur kesehatan dan keselamatan kerja.
Lebih tepatnya, kata ini bisa mengindikasikan rangkaian aktivitas, tugas-tugas, langkah-langkah, keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan dan proses-proses, yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu produk atau sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya mengakibatkan sebuah perubahan.
Prosedur dapat diartikan juga :
- Instruksi atau resep, serangkaian perintah yang menunjukkan bagaimana menyiapkan atau membuat sesuatu.
- Subrutin atau metode (ilmu komputer), sebuah sub program yang merupakan bagian dari program yang besar.
- Algoritma, dalam matematika dan ilmu komputer, serangkaian operasi atau perhitungan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
- Prosedur operasi standar.
- Prosedur hukum.
- Prosedur parlemen.
B. Prosedur Operasi Standar (SOP)
Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau kadang disingkat POS, adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis.
Tujuan SOP
1.Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2.Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3.Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
4.Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5.Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
Fungsi SOP
1.Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2.Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3.Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4.Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5.Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Kapan SOP diperlukan ?
1.SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan
2.SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak
3.Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.
Keuntungan adanya SOP
1.SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2.Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan
3.SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.
Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.
Contoh Standar Operasional Prosedur
Dalam mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) di suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, bentuk dan jenis SOP yang dibuat harus sesuai dengan budaya dan sistem organisasi itu sendiri. Kalau ada Contoh SOP perlu di sesuaikan kembali agar cocok dengan lingkungan organisasi kita. dikarena kan tujuan dari pembuatan SOP ini adalah untuk memudahkan dan menjelaskan proses suatu kegiatan oleh semua pihak. Menurut Stup (2001), ada beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :
1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.
2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.
3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.
4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda. Ada beberapa symbol-simbol dari flowchart ini yaitu :
